【英語のビジネスメール難しい？】英語メールの型と例文の暗記で解決！

ビジネス英語のメールの書き方って、ちょっと難しくないですか？

私は転職した外資系企業で、最初に直面した問題は英語のメールでした。日本の企業にいた時は、メールってどうやって書くんだろう？なんて考えたこともありませんでした。強いて言えば、気にしていたことは先方の役職や名前だけでした。

英語のメールでは、書き出しが「Dear Mr. Jonathan」 なのか「Hello Jonathan」なのかも分からず、１行目の文章を書く前にフリーズしてました。ネットで調べても色々と書いてあって、結局どういうこと？という状態でさっぱりわからずでした。かといって社内の人に「どうやってメール書いたらいいんですか？」などと聞けるはずもなく、簡単なメール１つ書くのに何時間も使ってしまうダメ社員でした。

この記事では外資系企業7社で勤務した私が、当時の私と同じような状況にいる外資系初心者の人が最低限知っておけば苦労せずに済む英語のメールの書き方のコツを教えます。

英語のビジネスメールの書き方を覚えよう

ビジネス英会話は担当する仕事によって必要となる度合いはさまざまですが、英語のメールは外資系に転職した場合は必須です。一度もネイティブと話さない月があっても、一度もメールを書かない月がある、ということはありません。外資に転職すると一部の営業職を除いて誰でも英語のメールを書くことになります。

英語のメールの基本は、読み手にリスペクトの気持ちをもって、短く簡潔に書くということです。そうは言っても、ビジネス英会話も英語メールも上達するのにはそれなりに時間がかかるので、最低限の型を覚えてメールを書くようにしましょう。

中学英語レベルで書ける最低限の英語のメールの型

日本語でも英語でもビジネスメールは簡潔に書くことが大事です。

日本語のメールの場合は、何となく書き出しに「いつもお世話になります」とか結びに「引き続きよろしくお願いいたします」といった要件にあまり関係のない一文を書いてしまいますよね。英語でも似たような表現はありますが、基本的にメールの要件に関係ないことは書かなくても通じます。

タイトルの例

Request for [action] → [行動]の依頼
About [subject] → [件名]について
Update on [subject] → [件名]に関する最新情報のお知らせ
Follow-up on [subject] → [件名]のフォローアップ
Confirmation for [subject] → [件名]の確認
Invitation to [event/meeting] → [イベント/会議]への招待
Apology for [issue/mistake] → [問題/ミス]に対する謝罪
Thank you for [subject] → [件名]に対する感謝の意
Inquiry about [subject] → [件名]に関する問い合わせ
Proposal for [idea/project] → [アイデア/プロジェクト]の提案

タイトルについては、Request for [subject] 以外にも About [subject]要件に応じて本文の要件に合う名詞入れてタイトルを完結します。例えば「About New Cosmetic Development」のように本文の内容を表す言葉を入れてタイトル「化粧品の新規開発について」を完結します。

宛名は「Dear  ×××」の一択

最初はDear ×××の一択で大丈夫。これ以外の使い分けは自然と覚えるので、読み手へのリスペクトの気持ちを持って要件を書けるようになりましょう。

要件の書き出しには「クッション」になる表現を入れる

I’d like to suggest that we…→….をすることを提案したいのですが
Would you be open to….→….について相談できますでしょうか？
I’m sorry for the inconvenience. →….ご不便をおかけして申し訳ありません
We kindly request that you… →….していただけると幸いです
Thank you so much for… →….をしていただきありがとうございます
We really appreciate your… →….してくださりありがとうございます
I was wondering if you could… →….していただけないでしょうか？
Would you let us know… →….をお知らせいただけないでしょうか？

署名は「Best regards  ×××」の一択

実際には読み手が新規顧客なのか同僚なのかなどによって” Sincerly your, ××× ”や” Thanks, ××× ”など使い分けられる方がよいですが、１年も外資系にいれば自然とできるようになります。

最低限の構成要素で書いた英語のビジネスメールの例

メールの最低限の構成要素は、「タイトル」「宛名」「要件の内容」「署名」だけで英文メールを書くと以下のようになります。

最低限の型で書いた英語のビジネスメールの例

もう少しだけていねいにメールを書きたい場合は、「書き出し」「要件の前置き」「ファイルの添付」「結びの言葉」などの他の項目もメールに取り入れると以下のようになります。

英語のビジネスメールは伝えたいことをシンプルに書く

最低限のビジネスメールの書き方が理解出来たら、次にビジネスメールで意識することは相手に伝えたいことをシンプルにまとめることが大切です。伝えたいことをシンプルにまとめることで、相手に伝える情報が明確になります。また、メールの件名にも伝えたいことを簡潔にまとめるようにしましょう。

長文を書かずに要件を効果的にまとめる方法

ビジネスメールでよくあるミスの一つに、長文を書きすぎることがあります。相手に伝えたいことをまとめるために、長文になってしまうこともあるでしょうが、相手にとっては読みにくいものになってしまいます。そこで、以下の方法で簡潔に書けるようになりましょう。

要件を効果的にまとめたビジネスメールの例

「重要なアップデートの通知」という英文ビジネスメール

ビジネス英語メールを効果的に書くためには、伝えたいことをシンプルにまとめること、長文を書かずに伝えたいことを効果的にまとめること、ビジネスメールの重要な情報を伝えるための具体的な方法に注意することが重要です。これらのポイントを抑えて、正確かつ明確に伝えることができるビジネス英語メールを書くことができます。

英語のビジネスメールが上達するコツ

ネイティブの英文メールを使ってみる

英文メールを上達させるコツは、ネイティブの上手な文章を覚えて実際に自分のメールでも使ってみることです。外資系に入社して１か月もすれば、かなりの数のネイティブのメールを見ることになります。

会社にもなれてきた2か月目らかは、「ネイティブのメールでこの表現は使える！」という表現をwordでも構わないのでストックして自分でも使ってみることです。但し、コピペは厳禁です。自分で文章を何度も書いて

ネイティブの表現を自分のものにしましょう。そうすることで実はビジネス英会話にも好影響がでます。自然とビジネスメールで書いていた表現のうち、会話でも使える表現や言い回しが使えるようになります。

注意点が１つだけあります。それは、英語が上手そうな日本人のメールをストックする時は注意しましょう。日本人の英文メールをおすすめしないのは、日本語よりも英語の方が上手な日本人以外は、私の実体験でも説明したようにネイティブからするとおかしな表現を使ってしまっていることもあるからです。

英文メールを書くときには、いくつかのコツがあります。まずは、シンプルな表現を心がけましょう。冗長な表現や専門用語は避け、簡潔でわかりやすい文章を心がけることが大切です。また、丁寧な言葉遣いも忘れずに。挨拶や結びの言葉をきちんと使い、相手に好印象を与えるようにしましょう。

間違いやすい英語表現のリストと正しい使い方の例

ビジネス英語メールを書く上で、間違いやすい英語表現がいくつかあります。以下にいくつかの例を挙げてみましょう。

ビジネスメールでよく使われる英単語とフレーズのリスト

ビジネスメールでよく使われる英単語やフレーズにも慣れておくことが大切です。以下にいくつかの例を挙げてみましょう。

英語のビジネスメールの基本ルールを押さえよう

英文ビジネスメールの基本ルールを押さえるとメールは簡単になります。英文メールの件名の書き方やビジネスメールで避けるべきNGワードやよく使われる略語を覚えましょう。

英文電子メールの件名の書き方のルール

英文電子メールの件名の書き方に関するルールは以下の通りです。

英文ビジネスメールで避けるべきNGワードとその代替表現の例

英文ビジネスメールでは、避けるべきNGワードがあります。これらの表現は、相手に不快な印象を与えたり、信頼性を損ねたりすることがあります。代替表現を使うことで、より正確かつ丁寧な表現になります。以下はNGワードと代替表現の例です。

英文ビジネスメールで使われる略語とその意味

英文ビジネスメールでは、略語がよく使われます。略語を理解することで、メールのやり取りがスムーズになります。代表的な略語とその意味を以下に示します。

読み手へのリスペクトの気持ちがあれば最初は間違いだらけでOK

「間違いだらけでOK」と言うと「そんなので大丈夫？」と聞かれますが、大丈夫です。

もう一つ大事なことは動詞によっては、Please や Would you との組み合わせが良くない動詞の場合は使い方に注意する必要があります。例えば「expect」の使い方は気を付けた方がいいです。

「明日、来社してください」を少していねいに書いたつもりで、以下のような文章を書いてしまう人もいるので注意してください。丁寧に書いたつもりで、かなり上からの文章になっています。

Please come to my office tomorrow よりも少しいい感じがするかもしれませんが、実際は「I expect」 だと私が期待しているので「明日、あなたは当然ですが私の会社に来てください」というニュアンスがでてしまいます。

ここでは自分目線なのか相手目線なのかの話なので、「Expect」を動詞として使ってはいけませんということではありません。この文章のExpectの使い方だと自分目線になっています。自分にPlease やWould youはつけられずリスペクトの気持ちをクッションとしてのせることができません。

帰国子女でも間違った英文のメールを書いてしまう

私が勤務していた外資系企業の実体験です。

１人目は40代の帰国子女（シンガポールの高校卒業）で部長でした。シンガポールの人の英語をよくシングリッシュといって揶揄されますが、彼のメールを見る度にネイティブが見るとどう思うのか疑問でした。

2人目は30代前半の帰国子女（米国の小学校で数年）の社員。彼のメールはあまりに簡単な単語だけで書いていたので、子供っぽい文章だなぁと思っていました。

そこで、英語学校のイギリス人の先生に2人のメールを見せて、感想を聞いてみました。

シンガポール育ちの部長のメールは「このメールは。。。彼は本当に海外で育ったの？」と苦笑いしてました。一方で米国の帰国子女の社員のメールは「うん、彼のメールには別におかしなところは何処にもない」でした。

この２人の事例から、帰国子女で普段ネイティブっぽくしゃべっている人でも文章がいまいちな人がいる。中学生レベルの英単語でもネイティブに問題がないと思ってもらえる文章は書けている。

私の結論は、英語のメールは間違いが沢山あっても全然大丈夫。無理して難しい単語や表現を最初から使う必要はない。但し、ネイティブにとっては不快な言い回しもあるので、メールを書く時の心持としては少なくともリスペクトの気持をもつことが大事です。

正しいビジネスメールが日本語でも書けないのに、なぜか英語のビジネスメールだと書き出しから内容まで正しい表現なのか過剰に気にしてしまいがちです。実際、外資に初めて転職した当時の私もそうでした。TOEICの読解のセクションで出てくるビジネスメール以外、あまり実務で英語のメールを読む機会もなく海外にメールを書くこともほとんどありませんでした。

まとめ