【保存版】ビジネス電話_英語完全攻略：20代〜40代社会人は自信を持とう！

英語のビジネス電話が苦手で、「英語の電話とりたくないなぁ。。。」と心の中で思ったことありませんか？　私は20代のころ働いていた会社で、海外から電話がかかってくる夕方の電話が恐怖でした。

この記事では、英語のビジネス電話に対する恐怖を払拭するための実践的なテクニックと30以上の実用的なフレーズを紹介します。英語が苦手な人でも分かりやすく、簡単に実践できる内容を提供することで、誰でも自信を持って英語のビジネス電話に対応できるようになります。

この記事を読むことで、以下の3つのポイントが理解できるようになります

今後、英語のビジネス電話で躊躇することなく、グローバルなビジネスシーンで活躍できる人材へと成長できるチャンスです。さあ、一緒に英語のビジネス電話スキルをマスターし、キャリアアップへの扉を開きましょう！

英語のビジネス電話が怖い？克服への第一歩

英語でのビジネス電話に不安を感じるのは当然です。しかし、その不安の正体を理解し、適切なスキルを身につけることで、自信を持って対応できるようになります。ここでは、よくある不安とその解決策、必要なスキル、そして文化の違いへの対応方法を紹介します。

英語の電話でよくある不安とその解決策

英語でのビジネス電話、どんな不安がありますか？「聞き取れなかったらどうしよう」「適切な表現が思い浮かばない」「失礼なことを言ってしまわないか」など、様々な不安が頭をよぎるでしょう。でも、大丈夫です。これらの不安は誰もが経験するものであり、適切な準備と練習で克服できます。

重要なのは、これらの不安を認識し、一つずつ対策を立てることです。例えば、「すみません、もう一度おっしゃっていただけますか？」（Could you please repeat that?）といった簡単なフレーズを準備しておくだけで、聞き取れなかった際の不安が大きく軽減されます。

英語の聞き取りに自信がない人は英語が聞き取れないのは耳が悪いから？コツを掴めば英語のリスニングは上達！　の記事もご参考にしてください。

ビジネス電話対応で求められるスキル

英語でのビジネス電話対応に必要なスキルは、決して特別なものではありません。基本的な英語力に加え、いくつかのポイントを押さえることで、効果的なコミュニケーションが可能になります。

【ビジネス電話対応に必要なスキル】

これらのスキルは、日々の練習で着実に向上させることができます。例えば、クリアな発音は、英語のポッドキャストやニュースを聞いてシャドーイングすることで改善できます。適切な語彙と表現は、ビジネス英語の教材や実際のビジネスシーンでよく使われるフレーズを学ぶことで身につきます。

特に重要なのがアクティブリスニングです。相手の言葉を単に聞くだけでなく、内容を理解し、適切に反応することが求められます。「なるほど、お客様のご要望は〇〇ということですね」と確認しながら会話を進めることで、コミュニケーションの質が大きく向上します。

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初心者向け！基本のビジネス電話対応

ビジネス電話の基本を押さえることで、自信を持って対応できるようになります。ここでは、電話応対の基本マナーと心構え、必須の挨拶と自己紹介フレーズ、そして基本的な聞き取りと応答のテクニックを紹介します。これらの基礎を固めることで、英語でのビジネス電話に対する不安を軽減し、スムーズなコミュニケーションの土台を築くことができます。

電話応対の基本マナーと心構え

ビジネス電話の応対には、基本的なマナーと適切な心構えが不可欠です。これらを押さえることで、プロフェッショナルな印象を与え、スムーズなコミュニケーションの基盤を作ることができます。

【ビジネス電話の基本マナー】

心構えとしては、「相手の顔が見えない分、声の調子や言葉遣いに気を配る」ことが重要です。例えば、電話口では自然と笑顔になることを意識してみましょう。笑顔で話すことで、声のトーンが明るくなり、好印象を与えることができます。

また、「準備が自信につながる」ということを忘れないでください。よく使うフレーズやシチュエーション別の対応をあらかじめ練習しておくことで、実際の電話でも落ち着いて対応できるようになります。例えば、「少々お待ちください」（Could you hold for a moment, please?）といった基本フレーズを、日常的に声に出して練習しておくのも効果的です。

必須の挨拶と自己紹介フレーズ

適切な挨拶と自己紹介は、ビジネス電話の印象を大きく左右します。相手に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションのスタートを切るための基本フレーズを押さえましょう。

【電話を受ける際の基本フレーズ】	英語の表現
「はい、〇〇社の△△でございます。」	Hello, this is [Your Name] from [Company Name].
「お電話ありがとうございます。」	Thank you for calling.
「いかがなさいましたか？」	How may I help you?

【電話をかける際の基本フレーズ】	英語の表現
「〇〇社の△△と申します。」	This is [Your Name] from [Company Name].
「お時間よろしいでしょうか？」	Is this a good time to talk?
「△△様はいらっしゃいますか？」	May I speak to Mr./Ms. [Name], please?

これらのフレーズを使いこなせるようになると、自信を持って電話対応ができるようになります。例えば、「Hello, this is Tanaka from ABC Corporation. Thank you for calling. How may I help you today?」と一連の挨拶をスムーズに言えるよう練習してみましょう。

また、相手の名前を聞き取れなかった場合や、スペルを確認したい場合のフレーズも覚えておくと便利です。

基本的な聞き取りと応答のテクニック

電話での聞き取りと適切な応答は、ビジネスコミュニケーションの要です。相手の意図を正確に理解し、的確に返答するためのテクニックを身につけましょう。

【聞き取りのコツ】

①キーワードに注目する
②相手の話のペースに合わせる
③必要に応じてメモを取る
④理解できない部分があれば、躊躇せず確認する

これらの基本的なテクニックを意識して練習することで、英語でのビジネス電話に対する不安が軽減され、自信を持って対応できるようになります。次のセクションでは、さらに実践的なフレーズや対応方法を紹介していきます。

30+αフレーズで自信をつける！ビジネス英語の基本

ビジネス電話で使える実用的なフレーズを身につけることで、自信を持って対応できるようになります。ここでは、電話の開始から終了まで、さまざまなシチュエーションで使えるフレーズを紹介します。これらのフレーズを習得することで、スムーズで効果的なコミュニケーションが可能になり、ビジネスの成功につながります。

電話の開始時に使えるフレーズ

電話の開始時に適切なフレーズを使うことで、好印象を与え、スムーズなコミュニケーションのスタートを切ることができます。以下の5つのフレーズを状況に応じて使い分けましょう。

これらのフレーズを使いこなすことで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。例えば、電話を受けた際に「Thank you for calling ABC Corporation. This is Tanaka speaking. How may I assist you today?」と言えば、丁寧で親切な対応という印象を与えられるでしょう。

また、相手の都合を確認する「Is this a convenient time to talk?」は、ビジネスマナーとして重要です。相手が忙しい場合、「I understand. When would be a better time to call back?」と言って、適切な時間を調整することができます。

これらのフレーズを日常的に練習し、自然に使えるようになることで、電話の開始時の緊張を和らげることができます。声に出して練習したり、同僚とロールプレイをしたりすることで、実際の電話でも自信を持って使えるようになります。

用件を聞き取りと応答するためのフレーズ

相手の用件を正確に理解し、適切に応答することは、ビジネス電話の核心部分です。以下の10のフレーズを活用して、効果的なコミュニケーションを図りましょう。

「もう少し詳しく教えていただけますか？」	“Could you please provide more details about that?”
「正しく理解できているか確認させてください。」	“Let me make sure I understand correctly.”
「申し訳ありませんが、もう一度おっしゃっていただけますか？」	“I’m sorry, could you repeat that, please?”
「少々お待ちください。確認してまいります。」	“Please hold for a moment while I check on that for you.”
「ご質問の件について、〇〇とお答えできます。」	“Regarding your question, I can tell you that…”
「それについては、△△部署が担当しております。」	“That matter is handled by our [Department] department.”
「その件については、後ほど詳しくお調べしてご連絡いたします。」	“I’ll look into that matter in detail and get back to you later.”
「お客様のご要望は〇〇という理解で間違いありませんか？」	“If I understand correctly, your request is [summarize]. Is that right?”
「他に何かご質問はありますか？」	“Is there anything else I can help you with?”
「少々お待ちいただけますでしょうか？担当者におつなぎいたします。」	“Could you hold for a moment? I’ll transfer you to the person in charge.”

これらのフレーズを状況に応じて使用することで、スムーズな対話が可能になります。例えば、複雑な質問を受けた場合、「I see. Could you please provide more details about that? I want to make sure I understand your concerns correctly.」と言うことで、相手の要望を正確に把握できます。

また、即答できない質問を受けた際には、「I’m afraid I don’t have that information on hand. I’ll look into that matter in detail and get back to you later. May I have your contact information?」と対応することで、プロフェッショナルな印象を与えられます。

これらのフレーズを使いこなすことで、相手の要望を正確に理解し、適切に対応する能力が向上します。日々の練習を通じて、これらのフレーズを自然に使えるようになれば、ビジネス電話での自信が大きく向上するでしょう。

電話を丁寧に終了するフレーズ

電話を適切に終了することは、良好なビジネス関係を維持する上で重要です。以下のフレーズを使って、丁寧かつプロフェッショナルに電話を締めくくりましょう。

電話を終了する際は、相手の理解を確認し、次のステップを明確にすることが重要です。「To summarize, I’ll send you the detailed proposal by email tomorrow, and we’ll schedule a follow-up call next week. Does that work for you?」のように、行動計画を確認することで、ミスコミュニケーションを防ぐことができます。

困ったときに使える便利なフレーズ

予期せぬ状況や難しい質問に直面した時でも、落ち着いて対応するためのフレーズを覚えておきましょう。

申し訳ありません、その件については確認が必要です。	I’m sorry, I’ll need to check on that.
少々お待ちください。適切な担当者におつなぎいたします	Please hold while I transfer you to the appropriate person
申し訳ありませんが、もう少しゆっくりお話しいただけますか？	I’m sorry, could you speak a little slower, please?
失礼ですが、お名前ともう一度おっしゃっていただけますか？	Excuse me, could you repeat your name, please?
申し訳ありませんが、電波状態が悪いようです。もう一度おっしゃっていただけますか？	I’m sorry, but the connection seems to be poor. Could you repeat that, please?

相手の名前や重要な情報が聞き取れなかった場合も、「Excuse me, could you spell your name for me, please? I want to make sure I have it correctly.」のように丁寧に確認することが大切です。
これらの30以上のフレーズを習得し、適切に使用することで、ビジネス電話での自信が大きく向上します。日々の練習を通じて、これらのフレーズを自然に使えるようになれば、英語でのビジネスコミュニケーションがよりスムーズになり、ビジネスチャンスの拡大につながるでしょう。

ビジネス電話で成功するための実践的テクニック

ビジネス電話での成功は、基本的なフレーズの習得だけでなく、実践的なテクニックの活用にも大きく依存します。ここでは、相手の情報を正確に把握する方法、聞き取れなかった場合の対処法、簡潔かつ丁寧な話し方のポイント、そして発音とリスニング力を向上させるテクニックを紹介します。これらのスキルを磨くことで、より自信を持って英語でのビジネス電話に臨むことができるでしょう。

相手の名前と会社名を確実に聞き取るコツ

相手の名前と会社名を正確に理解することは、ビジネスコミュニケーションの基本です。以下のテクニックを活用して、確実に情報を把握しましょう。

アクティブリスニング

相手の話に集中し、名前と会社名が出てきたら特に注意を払う。
例：「I’m John Smith from ABC Company.」と言われたら、心の中で繰り返す。

スペリングの確認

不明確な場合は躊躇せずにスペリングを尋ねる。
例：「Could you spell your last name for me, please?」

スペリングが難しい場合

特に難しい名前の場合、フォネティックアルファベットを使って確認する。
例：「So that’s S for Sierra, M for Mike, I for India, T for Tango, H for Hotel. Is that correct?」

復唱して確認

聞き取った情報を復唱して確認する。
例：「Just to confirm, I’m speaking with John Smith from ABC Company. Is that correct?」

メモを取る

聞き取った情報を即座にメモする習慣をつける。
例：通話中にメモ帳に「John Smith – ABC Company」と書き留める。

これらのテクニックを組み合わせることで、相手の情報を確実に把握し、ミスコミュニケーションを防ぐことができます。例えば、「Thank you for calling. May I have your name and company, please? … I see, so that’s John Smith from ABC Company. Could you spell Smith for me, please? S-M-I-T-H, got it. Thank you, Mr. Smith. How may I assist you today?」というやり取りで、相手の情報を正確に確認できます。

正確な情報把握は、後のフォローアップや関係構築にも重要です。相手の名前を正しく覚えていることは、プロフェッショナリズムの表れであり、ビジネス関係を強化する一助となります。

聞き取れなかった場合の効果的な対処法

英語でのビジネス電話では、聞き取れない場面に遭遇することがあります。そんな時、以下の対処法を活用して、スムーズなコミュニケーションを維持しましょう。

これらのテクニックを使うことで、聞き取れない場面でも自信を持って対応できます。例えば、複雑な説明を受けた後に、「I want to make sure I’ve understood everything correctly. You mentioned [summarize main points]. Is there anything I’ve missed or misunderstood?」と確認することで、正確な情報把握ができます。
重要なのは、聞き取れなかった際に黙ってしまわないことです。

プロフェッショナルなコミュニケーションでは、正確な情報共有が不可欠です。聞き返すことで一時的に会話が中断しても、最終的には効率的で正確なコミュニケーションにつながります。これらの対処法を自然に使えるよう練習することで、英語でのビジネス電話での自信が大きく向上するでしょう。

ビジネス電話での話し方はポイントを抑えれば安心

ここからは、簡潔かつ丁寧に話すためのポイントと、発音とリスニング力を向上させるテクニックを紹介します。これらのスキルを磨くことで、より効果的なビジネスコミュニケーションが可能になります。

簡潔かつ丁寧に話すためのポイント

ビジネス電話では、限られた時間内で必要な情報を正確に伝えることが求められます。以下のポイントを押さえて、簡潔かつ丁寧な話し方を身につけましょう。

要点を絞る

伝えたい内容を3点程度に絞り、順序立てて話す。
例：「I have three quick points to discuss: the project timeline, budget, and team allocation.」

短い文を使う

複雑な長文を避け、1つの文で1つの idea を伝える。
例：「We’ve completed the first phase. The results are positive. We’re ready to move to phase two.」

アクティブボイスを使用する

パッシブボイスよりアクティブボイスを優先し、直接的に伝える。
例：「We will send the report tomorrow.」（× The report will be sent tomorrow.）

ポーズを効果的に使う

重要なポイントの前後でわずかなポーズを置き、理解を促す。
例：「Our proposal includes… [short pause] three main benefits… [short pause] cost reduction, efficiency improvement, and quality enhancement.」

丁寧な表現を適切に使う

“please”, “thank you”, “would you mind” などの丁寧表現を適切に使用する。
例：「Would you mind sending me that report by Friday, please?」

確認と要約を行う

会話の終わりに主要ポイントを簡潔に要約する。
例：「To summarize, we’ve agreed on the delivery date, pricing, and payment terms. Is there anything else we need to discuss?」

これらのポイントを意識して練習することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。例えば、プロジェクトの進捗報告では、「I have a quick update on the project. We’ve completed phase one on time. The results are positive. We’re now ready to start phase two. Do you have any questions before we proceed?」のように、簡潔かつ明確に情報を伝えることができます。

簡潔さと丁寧さのバランスを取ることで、相手に敬意を示しつつ、効率的なコミュニケーションが実現します。これは、ビジネス電話だけでなく、メールやミーティングなど、あらゆるビジネスコミュニケーションで役立つスキルです。

発音のコツとリスニング力向上のテクニック

正確な発音とリスニング力は、スムーズなコミュニケーションの鍵です。以下のテクニックを活用して、これらのスキルを向上させましょう。

シャドーイング練習	・ネイティブスピーカーの音声を聞きながら、同時に声を出して真似る。 ・ポッドキャストやYouTubeのビジネス英語チャンネルを活用する。 ・TED Talksの短いビジネス関連スピーチを使って練習する。
音声認識ツールの活用	・スマートフォンの音声入力機能を使って、自分の発音をチェックする。 ・正確に認識されない単語は、発音を改善する必要がある。
発音記号の学習	・辞書の発音記号（カタカナでも大丈夫）を理解し単語の発音を学ぶ。 ・特に、ビジネス用語の正確な発音に注意を払う。
リズムとイントネーションの練習	・英語の自然なリズムを身につけるため、文全体のイントネーションを意識。 ・「I’m CALLING to inQUIRE about the DELivery DATE of our ORder.」（大文字部分にストレス）
音の連結と脱落の理解	・自然な英語では音が連結したり脱落したりすることを理解し、練習する。 ・「Would you like to」が「Wouldja like to」のように聞こえる場合がある。

これらのテクニックを日常的に実践することで、発音の正確さとリスニング力が向上します。例えば、毎日15分間、ビジネスニュースのポッドキャストをシャドーイングすることで、ビジネス英語の語彙、発音、リスニング力を同時に向上させることができます。

発音とリスニング力の向上は、時間のかかるプロセスですが、継続的な努力により確実に成果が表れます。これらのスキルが向上すると、ビジネス電話での自信が高まり、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

最終的に、これらの実践的テクニックを組み合わせることで、英語でのビジネス電話スキルが総合的に向上し、グローバルなビジネス環境でも自信を持ってコミュニケーションを取れるようになるでしょう。

英語のビジネス電話のまとめ

英語のビジネス電話対応は、初心者にとって不安を感じる場面かもしれませんが、適切な準備と練習により、誰でも自信を持って対応できるようになります。この記事で学んだ重要なポイントを振り返りましょう。

基本スキルの習得

電話応対の基本マナーと心構えを理解する
必須の挨拶と自己紹介フレーズを習得する
基本的な聞き取りと応答のテクニックを身につける

実用的なフレーズの活用

30以上の状況別フレーズを学び、実践で使用する
電話の開始から終了まで、適切なフレーズを使いこなす
困ったときに使える便利なフレーズを覚える

実践的テクニックの習得

相手の名前と会社名を確実に聞き取るコツを実践する
聞き取れなかった場合の効果的な対処法を身につける
簡潔かつ丁寧に話すためのポイントを意識する

これらのスキルと知識を組み合わせることで、英語のビジネス電話対応に自信を持って臨めるようになります。重要なのは継続的な練習と実践です。日々の小さな努力が、やがて大きな成果となって表れます。

ビジネス電話は単なるコミュニケーションツールではなく、ビジネス関係を構築し、機会を創出する重要な手段です。この記事で学んだテクニックを活用し、自信を持って英語でのビジネスコミュニケーションに取り組んでください。

最後に、完璧を目指すのではなく、一歩一歩着実にスキルを向上させていくことが大切です。失敗を恐れず、各電話を学びの機会として捉えることで、あなたの英語でのビジネス電話スキルは確実に向上していくでしょう。自信を持って、グローバルなビジネスの世界に飛び込んでいってください！